Caso
RFP Genie: respuestas a concursos en 3 horas, no en 16
RFP Genie — automatización de RFP con IA · Grande · América Latina
Contexto
- Cliente
- Cliente confidencial
- Sector
- Gestión de viajes corporativos
- Tamaño
- Grande
- Región
- América Latina
Problema
El punto de partida
Responder RFP era el núcleo comercial de la TMC y uno de sus procesos más exigentes. Cada concurso incluía cuestionarios extensos, técnicos y repetitivos. El equipo debía localizar respuestas anteriores, adaptar el contenido al nuevo pliego, redactar secciones desde cero y dar formato al documento final. Con respuestas dispersas en decenas de archivos, se reutilizaban versiones desactualizadas y preguntas iguales recibían respuestas diferentes.
~16 h por RFP y ~30% de las respuestas necesitaban corrección
Diagnóstico, sistema e IA en el mismo flujo
Diagnóstico
Mapeamos el flujo de respuesta, la base de propuestas anteriores, los puntos de retrabajo y los fragmentos que exigían adaptación al contexto de cada concurso.
Sistema
Construimos RFP Genie: una plataforma que recibe el cuestionario, interpreta cada pregunta, busca respuestas aprobadas en la base de conocimiento y entrega un documento Word completo, listo para revisión y envío por correo.
IA
Aplicamos RAG integrado con la API de Claude, de Anthropic. El sistema elige entre Claude Haiku, Sonnet y Opus según la complejidad de cada pregunta, equilibrando costo y calidad.
Después de la implementación
RFP Genie: respuestas a concursos en 3 horas, no en 16
- Tiempo por RFP: de ~16 h a ~3 h (−81%)
- ~26 horas/mes devueltas al equipo comercial
- Correcciones estimadas: de ~30% a ~10%
- Primera publicación en 1 hora y 11 minutos
- ~US$ 42 mil de desarrollo evitado
- Más concursos respondidos con el mismo equipo
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