Case

Meeting Insights Hub: a memória institucional que responde em segundos

Meeting Insights Hub — memória institucional com IA para Cliente confidencial · Pequena a Grande · América Latina.

Contexto

Cliente
Cliente confidencial
Setor
Diversos
Porte
Pequena a Grande
Região
América Latina

Problema

O ponto de partida

Em empresas que negociam simultaneamente com clientes e parceiros, o conhecimento mais valioso — o que foi discutido, decidido e prometido em cada reunião — vivia disperso em atas, e-mails e na memória das pessoas. Recuperar o contexto de uma negociação exigia reler documentos e threads, consumindo em média 1,5 hora por busca relevante. Decisões mal lembradas geravam realinhamentos e documentos refeitos.

~1,5 hora por busca relevante e documentos refeitos por decisões mal lembradas

O que fizemos

Diagnóstico, sistema e IA no mesmo fluxo

  1. Diagnóstico

    Mapeamos como as reuniões eram registradas, onde o histórico de clientes e negociações ficava e quanto tempo a equipe gastava para recuperar contexto entre uma conversa e outra.

  2. Sistema

    Construímos o Meeting Insights Hub: uma plataforma RAG de gestão do conhecimento que centraliza discussões de reuniões, perfis de clientes e status de negociações em uma base segura e pesquisável. Aceita upload em massa de atas e e-mails, inclusive arquivos EML e importação via Excel, e gera relatórios consolidados exportáveis em PDF, HTML ou Word, com envio por e-mail.

  3. IA

    A busca semântica percorre toda a base de reuniões em linguagem natural, inclusive por voz, e devolve a decisão com o contexto em que ela foi tomada. A interface é trilíngue (PT/ES/EN), com dashboard analítico de clientes e negociações e API para integração externa segura.

Resultado

Depois da implantação

Meeting Insights Hub: a memória institucional que responde em segundos

  • Tempo de recuperação de contexto: de ~1,5 h para ~15 min (−83%)
  • ~20 horas/mês devolvidas à equipe — a ferramenta de uso mais frequente do ecossistema
  • Custo de desenvolvimento evitado: ~US$ 42 mil
  • Menos retrabalho: alinhamentos repetidos e documentos refeitos caíram com a fonte única de verdade das reuniões
  • Memória institucional trilíngue (PT/ES/EN) com busca semântica por voz
  • Primeira publicação em 27 minutos
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